W małej firmie z kilkoma autami tankowania rozliczają się najczęściej same, aż do końca miesiąca. Wtedy brakuje paragonów, przebiegi trzeba odtwarzać z pamięci, a pytanie „kto tankował 80 litrów w sobotę” zostaje bez odpowiedzi. Prosty, stały proces rozwiązuje większość tych problemów.
- Wybierz jeden sposób płacenia za paliwo i spisz zasady dla kierowców.
- Kierowca podaje NIP firmy przy kasie i od razu robi zdjęcie paragonu.
- Przy każdym tankowaniu zapisuj przebieg. Bez niego nie policzysz spalania.
- Raz w tygodniu sprawdź litry, przebiegi i spalanie każdego auta.
Trzy sposoby płacenia za paliwo
| Sposób | Zalety | Na co uważać |
|---|---|---|
| Karta paliwowa | Jedna faktura zbiorcza, limity i ograniczenia do paliwa | Opłaty i umowa z siecią stacji, tankowanie tylko w wybranych sieciach |
| Firmowa karta płatnicza | Płatność na każdej stacji, wydatki widoczne na koncie | Każde tankowanie to osobny dokument do zebrania |
| Kierowca płaci i dostaje zwrot | Najprostszy start, bez umów | Dokumenty spływają z opóźnieniem, łatwo o pomyłki przy zwrotach |
Jakie dokumenty zbierać
Do kosztów i odliczenia VAT potrzebujesz faktury na firmę. Paragon z NIP nabywcy na kwotę do 450 zł brutto jest fakturą uproszczoną. Przy wyższych kwotach poproś o fakturę.
Fakturę do paragonu stacja może wystawić później tylko wtedy, gdy na paragonie jest NIP firmy. Dlatego najważniejsza zasada dla kierowców brzmi: NIP podajemy przy kasie, zawsze.
Co zapisywać przy każdym tankowaniu
- datę i stację,
- liczbę litrów i kwotę,
- stan licznika,
- kto tankował i do którego auta,
- zdjęcie paragonu lub numer faktury.
Przebieg przy tankowaniu nie jest wymagany przepisami, ale bez niego nie policzysz spalania ani kosztu na kilometr. To najprostsza kontrola floty.
Co sprawdzać raz w tygodniu
- Litry a pojemność zbiornika. Tankowanie większe niż bak auta wymaga wyjaśnienia.
- Przebieg względem poprzedniego tankowania. Licznik nie może się cofać, a duży skok bez tras w kalendarzu też jest sygnałem.
- Średnie spalanie. Odchylenie o kilka litrów na 100 km od typowego dla danego auta to powód do rozmowy z kierowcą albo wizyty w serwisie.
- Dni i godziny tankowań. Tankowania w weekendy i urlopy, jeśli auto wtedy stoi.
- Brakujące dokumenty. Każde tankowanie powinno mieć paragon albo pozycję na fakturze zbiorczej.
Proces, który działa w małej firmie
- Spisz zasady: sposób płatności, obowiązek podawania NIP i termin przekazania dokumentów.
- Przypisz auta do kierowców, żeby każde tankowanie miało właściciela.
- Kierowca dodaje tankowanie z przebiegiem i zdjęciem paragonu jeszcze na stacji.
- Raz w tygodniu przeglądasz tankowania i spalanie aut.
- Na koniec miesiąca przekazujesz księgowej komplet dokumentów.
Jak to wygląda w AutoWpis
W AutoWpis dla firm każdy kierowca ma własne konto (kod i hasło, bez e-maila) i widzi tylko przypisane auta. Tankowanie dodaje z telefonu: robi zdjęcie paragonu, a skaner odczytuje kwotę i litry. Przebieg niższy niż ostatnio zapisany albo wyższy o ponad 2000 km wymaga potwierdzenia.
Ty widzisz każde tankowanie z autorem i paragonem, historię zmian wpisów oraz statystyki kierowców: kilometry, spalanie, koszty i koszt na kilometr. Kierowca może poprawić swój wpis przez 48 godzin, a każda zmiana zostaje w historii.
