Ewidencja przebiegu pojazdu to dokument, który pozwala firmie odliczać 100% VAT od wydatków na samochód osobowy: paliwa, napraw, części, leasingu czy zakupu. Bez niej, przy aucie używanym także prywatnie, odliczysz tylko 50% VAT. Poniżej znajdziesz, kiedy ewidencja jest potrzebna, co dokładnie musi zawierać i jakich błędów unikać.
- 50% VAT odliczasz, gdy auto jest używane w firmie i prywatnie. Ewidencji wtedy nie prowadzisz.
- 100% VAT wymaga używania auta wyłącznie w firmie, ewidencji przebiegu i zgłoszenia VAT-26.
- VAT-26 składasz w ciągu 7 dni od pierwszego wydatku na auto. Ewidencję prowadzisz od tego samego dnia.
- Każdy wyjazd to osobny wpis: data, cel, trasa, kilometry i kto prowadził.
Kiedy odliczasz 50%, a kiedy 100% VAT
Zasady opisuje art. 86a ustawy o podatku od towarów i usług. Domyślnie od wydatków związanych z samochodem osobowym odliczasz 50% VAT. Tak jest wtedy, gdy auto służy firmie, ale może być używane także prywatnie, na przykład gdy właściciel jednoosobowej firmy jeździ nim również na zakupy.
Pełne odliczenie przysługuje, gdy auto jest wykorzystywane wyłącznie w działalności gospodarczej. Trzeba to wykazać: zasadami używania aut, które wykluczają jazdy prywatne, oraz ewidencją przebiegu pojazdu. Dodatkowo auto zgłaszasz do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26.
| Sposób używania auta | Odliczenie VAT | Ewidencja przebiegu |
|---|---|---|
| Firmowo i prywatnie | 50% | Nie jest potrzebna |
| Wyłącznie w firmie, zgłoszone na VAT-26 | 100% | Obowiązkowa |
VAT-26: termin i od kiedy prowadzić ewidencję
Formularz VAT-26 składasz w ciągu 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdem, od którego chcesz odliczać pełny VAT. Pierwszym wydatkiem może być zakup auta, pierwsza rata leasingu albo pierwsze tankowanie. Od tego samego dnia prowadzisz ewidencję przebiegu.
Co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu
Dla auta używanego przez firmę i jej pracowników ewidencja musi zawierać:
- numer rejestracyjny pojazdu,
- dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
- stan licznika na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego (miesiąca lub kwartału) i na dzień jej zakończenia,
- wpis o każdym użyciu pojazdu: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd i dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz imię i nazwisko osoby kierującej,
- liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia ewidencji,
- potwierdzenie wpisów przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego.
Inne wpisy obowiązują, gdy auto udostępniasz osobom spoza firmy, na przykład w wynajmie. Wtedy w ewidencji zapisuje się m.in., komu i na jakiej podstawie pojazd udostępniono.
Przykładowy wpis
| Nr | Data | Cel wyjazdu | Trasa | Km | Kierowca |
|---|---|---|---|---|---|
| 14 | 03.11.2026 | Montaż u klienta | Gdańsk, siedziba - Gdynia, ul. Morska - Gdańsk, siedziba | 48 | Jan Kowalski |
Najczęstsze błędy
- Uzupełnianie ewidencji po fakcie. Wpisy robione z pamięci na koniec miesiąca łatwo rozjeżdżają się z fakturami za paliwo i z licznikiem.
- Ogólny cel wyjazdu. „Sprawy firmowe” niczego nie dokumentuje. Wpisz konkretnie: spotkanie z klientem, odbiór towaru, serwis u klienta.
- Luki w kilometrach. Suma kilometrów z wpisów powinna się zgadzać z różnicą stanów licznika w danym okresie.
- Brak zasad wykluczających jazdy prywatne. Sama ewidencja nie wystarczy, jeśli auto stoi pod domem właściciela i nic nie ogranicza prywatnego użycia.
- Spóźniony VAT-26. Bez terminowego zgłoszenia pełne odliczenie jest zagrożone.
Ewidencja przebiegu a „kilometrówka”
Potocznie „kilometrówką” nazywa się dwa różne dokumenty. Ewidencja przebiegu do VAT dotyczy aut firmowych używanych wyłącznie w działalności. Osobną ewidencję prowadzi się, gdy firma płaci pracownikowi za używanie jego prywatnego samochodu do celów służbowych. To inne przepisy i inna treść wpisów.
Papier czy aplikacja
Przepisy nie wymagają formy papierowej. Ewidencję można prowadzić w arkuszu albo w aplikacji, jeśli zawiera wszystkie wymagane dane i jest potwierdzana na koniec każdego okresu rozliczeniowego. W praktyce najważniejsze jest to, żeby wpis powstawał w dniu wyjazdu, a nie tydzień później.
W AutoWpis dla firm kierowcy już dziś zapisują przebieg przy każdym tankowaniu i każdym wpisie, a przebieg niższy niż ostatnio zapisany wymaga potwierdzenia. Ułatwia to sprawdzenie stanów licznika na koniec miesiąca. Pełna ewidencja przebiegu z wpisami tras będzie częścią przygotowywanego planu Firma.
